QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ QUA EMAIL CHỈ 1 PHÚT DỄ DÀNG TRÊN HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ MEGADOC

19/07/2021

 

 QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ QUA EMAIL CHỈ 1 PHÚT DỄ DÀNG TRÊN HỢP ĐỒNG  ĐIỆN TỬ MEGADOC 

 

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc giao dịch, ký kết hợp đồng điện tử mang đến nhiều thuận lợi và không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Các bên trong giao dịch có xu hướng thực hiện việc trao đổi thông tin, ký hợp đồng và thực hiện giao dịch dưới dạng điện tử thường xuyên hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang có những diễn biến phức tạp như hiện nay thì việc thực hiện ký kết hợp đồng điện tử Megadoc không cần gặp mặt trực tiếp là một giải pháp tối ưu.

Để thuận tiện cho doanh nghiệp cũng như khách hàng trong việc sử dụng hệ thống MEGADOC, chúng tôi xin gửi đến quý khách hàng quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email.

1. Giá trị pháp lý của hợp đồng qua Email

Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử: là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu trong đó có bao gồm hình thức email. Như vậy hợp đồng giao kết qua email vẫn phát sinh hiệu lực.

2. Điều kiện giao kết hợp đồng điện tử qua Email

- Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.

- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.

- Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…

- Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…

- Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.

Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.

3. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Hợp đồng điện tử là một hình thức mới, vì vậy nhiều khách hàng chưa quen với việc ký kết hợp đồng trực tuyến. Thực chất, hiện nay các đơn vị cung cấp điện nước, điện thoại, mính tính,…đã chuyển qua sử dụng hợp đồng điện tử. Hình thức giao kết này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa chi phí nguồn nguyên liệu giấy hay tiết kiệm thời gian đi lại

Quy trình ký hợp đồng điện tử Megadoc qua email

Bước 1: Người ký mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử

Ở bước này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smart phone…Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số

Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập "ID văn vản" và "Mã tra cứu" đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.

Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi  ký hợp đồng điện tử

Bước 3: Ký hợp đồng

Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng.

- Ký hợp đồng điện tử

+Giữa cá nhân và doanh nghiệp +Giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp

- Hình thức ký +Cá nhân có thể sử dụng máy tính, tablet, smart phone ký hợp đồng điện tử

+ Doanh nghiệp sử dụng USB token ký hợp đồng

- Đối với với cá nhân sẽ nhận được mã OTP gửi về Email hoặc SMS, sau đó cá nhân dán mã OTP vào ô ký số và click xác nhận để ký hợp đồng

- Đối với doanh nghiệp tải phần mềm ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp nếu USB token chưa cài đặt thì cài đặt , nhập mã Pin và ký hợp đồng

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết quy trình ký hợp đồng điện tử Megadoc qua email.

Hãy đến với Megadoc, đội ngũ của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các loại hợp đồng phổ biến và có những tư vấn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT Ms Trang Anh (0964246266)